Uwierzytelnienie dokumentów przeznaczonych do użytku za granicą
Uwierzytelnianie dokumentów przeznaczonych do użytku za granicą normuje rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 28 stycznia 2002 r. w sprawie szczegółowych czynności sądów w sprawach z zakresu międzynarodowego postępowania cywilnego oraz karnego w stosunkach międzynarodowych (Dz.U. z 2014 r.poz.1657).
Zgodnie z treścią wymienionego rozporządzenia, uwierzytelnienia wymagają dokumenty przeznaczone do użytku za granicą (do uzyskania apostille):
1. dokumenty sądowe
autentyczność podpisu sędziego, referendarza sądowego lub sekretarza sądowego oraz autentyczność pieczęci urzędowej sądu uwierzytelnia:
- prezes właściwego sądu okręgowego albo upoważniony przez niego sędzia lub referendarz sądowy,
- prezes sądu apelacyjnego lub upoważniony przez niego sędzia, jeżeli uwierzytelnienie dotyczy dokumentu sporządzonego przez sąd apelacyjny.
2. dokumenty notarialne
autentyczność podpisu notariusza i jego pieczęci urzędowej uwierzytelnia prezes właściwego sądu okręgowego albo upoważniony przez niego sędzia lub referendarz sądowy.
Nie wymagają wcześniejszego uwierzytelnienia:
1. tłumaczenia dokumentów wykonane przez tłumacza przysięgłego
- autentyczność podpisu tłumacza przysięgłego i jego pieczęci uwierzytelnia minister właściwy do spraw zagranicznych.
2. zapytania o udzielenie informacji o osobie (zaświadczenie o niekaralności), jak również odpisy z Krajowego Rejestru Sądowego
- dokumenty poświadczane są bezpośrednio w Ministerstwie Spraw Zagranicznych w Warszawie:
Ministerstwo Spraw Zagranicznych w Warszawie
Ul. Krucza 38/42
00-512 Warszawa
W świetle przepisów ustawy z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej (Dz. U. 2015 r. poz. 783 ) za każde poświadczenie podpisu sędziego/notariusza/referendarza sądowego/sekretarza sądowego należna jest opłata skarbowa w wysokości - 26 zł.
Opłatę skarbową należy uiścić:
- w kasie Urzędu Dzielnicy Wola m.st. Warszawy al. "Solidarności" 90, parter,
- od 1 stycznia 2020 roku opłatę skarbową należy wpłacać na rachunek bankowy Urzędu Miasta Stołecznego Warszawa Centrum Obsługi Podatnika nr rachunku:
21 1030 1508 0000 0005 5000 0070
W przypadku uiszczenia opłaty skarbowej przelewem internetowym w tytule przelewu należy wpisać:
„Opłata za uwierzytelnienie podpisu …” (jeżeli jest to dokument sądowy należy wpisać sygnaturę sprawy np. I C 123/19, jeżeli notarialny wpisać numer repertorium np. rep. A 123/19). W przypadku składania większej ilości dokumentów należy wpisać pierwszą sygnaturę i podać ilość dokumentów.
Potwierdzenie opłaty dokonanej przelewem winno zawierać również informację, iż operacja finansowa została zrealizowana.
Uwierzytelnienia dokumentów można dokonać:
1. osobiście lub przez osobę trzecią (nie wymaga to dodatkowego upoważnienia) składając dokumenty na Biurze Obsługi Interesanta Sądu Okręgowego w Warszawie (al. „Solidarności” 127) codziennie od poniedziałku do piątku w godzinach: 8.30-15.30.
Wymagane dokumenty:
- oryginały dokumentów przeznaczonych do uwierzytelnienia;
- oryginały potwierdzeń dokonania opłaty skarbowej (potwierdzenia wpłat zostaną zwrócone);
- wniosek o legalizację dokumentów (wzór poniżej).
Odbiór uwierzytelnionych dokumentów:
Złożone dokumenty można odebrać w Biurze Obsługi Interesanta Sądu Okręgowego w Warszawie. Uwierzytelnienie trwa do dwóch dni roboczych.
2. korespondencyjnie - dokumenty można także przesłać pocztą na adres:
Sąd Okręgowy w Warszawie
Oddział Administracyjny
al. "Solidarności" 127
00-898 Warszawa
wraz z wnioskiem i dowodem uiszczenia opłaty skarbowej wskazując adres zwrotny i dane kontaktowe.
Zalegalizowane dokumenty wysyłane są za pośrednictwem Poczty Polskiej - listem poleconym za potwierdzeniem odbioru.
Informacja telefoniczna:
Biuro Obsługi Interesantów:
tel.: 22 440 80 00
e-mail:legalizacje@warszawa.so.gov.pl
lub pod numerem 22 440 11 00