Ewidencja spraw w Sądzie Okręgowym w Warszawie
Ewidencja spraw w Sądzie Okręgowym w Warszawie
Urządzenia ewidencyjne
W Sądzie są prowadzone następujące urządzenia ewidencyjne:
- repertoria;
- wykazy;
- zbiory wokand;
- księgi pomocnicze.
Urządzenia ewidencyjne służą do rejestrowania czynności sądu, kontrolowania biegu spraw, sporządzania sprawozdań statystycznych oraz stanowią podstawę oznaczenia, układu i przechowywania akt.
Szczegółowy wykaz urządzeń ewidencyjnych prowadzonych w sądach okręgowych
Repertoria prowadzone w wydziałach cywilnych:
- "Nc" - dla spraw cywilnych podlegających rozpoznaniu w postępowaniu nakazowym i upominawczym, a także podlegających rozpoznaniu w europejskim postępowaniu nakazowym;
- „C" - dla pozostałych spraw cywilnych podlegających rozpoznaniu w procesie wszczętych na skutek pozwu, a także podlegających rozpoznaniu w europejskim postępowaniu w sprawie drobnych roszczeń;
- "Ns" - dla spraw cywilnych podlegających rozpoznaniu w postępowaniu nieprocesowym;
- "Co" - dla innych spraw cywilnych, a w szczególności: o wyznaczenie sądu, odtworzenie akt, nadanie klauzuli wykonalności, wyłączenie sędziego, jeżeli wniosek został przekazany z innego wydziału lub sądu, uznanie orzeczenia sądu państwa obcego lub stwierdzenie jego wykonalności oraz o stwierdzenie reprezentatywności związku zawodowego;
- "Ca" - dla spraw cywilnych przedstawionych z apelacjami od orzeczeń sądów rejonowych;
- "Cz" - dla spraw cywilnych przedstawionych z zażaleniami na postanowienia i zarządzenia wydane w postępowaniu przed sądami rejonowymi oraz z zażaleniami na odmowę dokonania czynności notarialnej, a także dla zażaleń rozpoznawanych przez inny skład sądu pierwszej instancji i dla zażaleń rozpoznawanych przez inny skład sądu drugiej instancji;
- „CG-G” – dla spraw z zakresu przepisów prawa geologicznego i górniczego, przy czym gdy wpływ takich spraw jest niewielki, dopuszcza się możliwość rejestrowania ich w repertorium „C”, z obowiązkiem zamieszczenia oznaczenia dodatkowego „CG-G”.
Dodatkowo w VII Wydziale Cywilnym Rodzinnym i Rejestrowym prowadzi się wykaz:
- "Ns-Rej. Pr" - dla spraw rejestrowych z zakresu rejestru dzienników i czasopism.
Repertoria prowadzone w wydziałach gospodarczych:
- "GNc" - dla spraw gospodarczych podlegających rozpoznaniu w postępowaniu nakazowym i upominawczym, a także podlegających rozpoznaniu w europejskim postępowaniu nakazowym;
- "GC" - dla pozostałych spraw gospodarczych podlegających rozpoznaniu w procesie wszczętych na skutek pozwu, a także rozpoznawanych w europejskim postępowaniu w sprawie drobnych roszczeń;
- "GNs" - dla spraw gospodarczych podlegających rozpoznaniu w postępowaniu nieprocesowym;
- "GCo" - dla innych spraw gospodarczych, a w szczególności o: wyznaczenie sądu, odtworzenie akt, nadanie klauzuli wykonalności, wyłączenie sędziego, jeżeli wniosek został przekazany z innego wydziału lub sądu;
- "Ga" - dla spraw gospodarczych przedstawionych z apelacjami od orzeczeń sądów rejonowych;
- "Gz" - dla spraw gospodarczych przedstawionych z zażaleniami na postanowienia i zarządzenia wydane w postępowaniu przed sądami rejonowymi, a także dla zażaleń rozpoznawanych przez inny skład sądu pierwszej instancji i dla zażaleń rozpoznawanych przez inny skład sądu drugiej instancji;
- „Ga-KRZ” - dla spraw przedstawionych z apelacjami od orzeczeń sądów rejonowych wydanych w sprawach upadłościowych i o orzeczenie zakazu, o którym mowa w art. 373 ust. 1 p.u. (repertorium „Ga-KRZ” prowadzi się w systemie teleinformatycznym);
- „Gz-KRZ” - dla spraw przedstawionych z zażaleniami na postanowienia sądów rejonowych i zarządzenia wydane w postępowaniu przed sądami rejonowymi w sprawach upadłościowych, restrukturyzacyjnych i o orzeczenie zakazu, o którym mowa w art. 373 ust. 1 p.u., a także dla zażaleń rozpoznawanych przez inny skład sądu drugiej instancji w takich sprawach (repertorium „Gz-KRZ” prowadzi się w systemie teleinformatycznym).
Repertoria prowadzone w wydziale własności intelektualnej:
- „GW” - dla spraw z zakresu własności intelektualnej, podlegających rozpoznaniu w procesie, w tym spraw dotyczących unijnych znaków towarowych i wzorów wspólnotowych;
- „GWo” - dla innych spraw z zakresu własności intelektualnej, w tym spraw dotyczących unijnych znaków towarowych i wzorów wspólnotowych, w szczególności: o nadanie klauzuli wykonalności, o odtworzenie akt, o zabezpieczenie środka dowodowego, wezwanie do udzielenia informacji, o udzielenie zabezpieczenia, o wyznaczenie sądu, o wyłączenie sędziego, o zwolnienie od kosztów sądowych, o ustanowienie pełnomocnika;
- „GWz” - dla zażaleń rozpoznawanych przez inny skład sądu pierwszej instancji w sprawach z zakresu własności intelektualnej, w tym w sprawach dotyczących unijnych znaków towarowych i wzorów wspólnotowych.
- "Np" - dla spraw wszczętych przed tym sądem w postępowaniu nakazowym i upominawczym, a także podlegających rozpoznaniu w europejskim postępowaniu nakazowym;
- "P" - dla spraw z zakresu prawa pracy lub wszczętych przed tym sądem spraw z mocy ustaw szczególnych, w których stroną pozwaną jest pracodawca, dla spraw o uchylenie uchwały organów spółdzielni w przypadku, gdy treść uchwały dotyczy spółdzielczego stosunku pracy, dla wszczętych przed tym sądem na skutek pozwu pracodawcy spraw z zakresu prawa pracy o odszkodowanie oraz inne świadczenie należne od pracownika w związku ze świadczoną przez niego pracą (łącznie ze sprawami z tytułu odpowiedzialności wspólnej), a także dla odwołań od orzeczeń w sprawach dyscyplinarnych biegłych rewidentów;
- "Pa" - dla spraw z zakresu prawa pracy przedstawionych z apelacjami od orzeczeń sądów rejonowych;
- "Pz" - dla spraw z zakresu prawa pracy przedstawionych z zażaleniami na postanowienia i zarządzenia wydane w postępowaniu przed sądami rejonowymi;
- "U" - dla spraw z zakresu ubezpieczeń społecznych, a także dla zażaleń rozpoznawanych przez inny skład sądu pierwszej instancji i dla zażaleń rozpoznawanych przez inny skład sądu drugiej instancji;
- "Ua" - dla spraw z zakresu ubezpieczeń społecznych przedstawionych z apelacjami od orzeczeń sądów rejonowych;
- "Uz" - dla spraw z zakresu ubezpieczeń społecznych przedstawionych z zażaleniami na postanowienia i zarządzenia wydane w postępowaniu przed sądami rejonowymi, a także dla zażaleń rozpoznawanych przez inny skład sądu pierwszej instancji i dla zażaleń rozpoznawanych przez inny skład sądu drugiej instancji;
- "Po” / „Uo" - dla innych spraw z zakresu (odrębnie) prawa pracy / prawa ubezpieczeń społecznych, które nie podlegają rejestracji w wymienionych repertoriach, a w szczególności: dla spraw dotyczących pomocy sądowej, o wyznaczenie sądu, o wyłączenie sędziego, jeżeli wniosek został przekazany z innego wydziału lub sądu oraz o odtworzenie akt.
- "Kas-z"- dla rejestracji wniosków o rozstrzygnięcie sporu zakładowego przez kolegium arbitrażu społecznego na podstawie Ustawy z dnia 23 maja 1991 r. o rozwiązywaniu sporów zbiorowych (Dz. U. z 2019 r. poz. 174),
W wydziałach cywilnych, gospodarczych, własności intelektualnej oraz pracy i ubezpieczeń społecznych prowadzi się również następujące wykazy:
- "WSC" – dla ewidencjonowania skarg o stwierdzenie niezgodności z prawem prawomocnego orzeczenia kończącego postępowanie w sprawie, wydanego przez sąd pierwszej instancji lub (w sądzie okręgowym jako odwoławczym) dla ewidencjonowania skarg kasacyjnych oraz skarg o stwierdzenie niezgodności z prawem prawomocnego orzeczenia kończącego postępowanie w sprawie, wydanego przez ten sąd;
- "WSNc" – dla ewidencjonowania skarg nadzwyczajnych od prawomocnego orzeczenia kończącego postępowanie w sprawie;
- „Zpc” – dla ewidencjonowania spraw zawieszonych
Repertoria prowadzone w wydziałach karnych:
- „K" – dla spraw, w których akt oskarżenia wniesiono do sądu okręgowego, wniosków prokuratora o wydanie na posiedzeniu wyroku skazującego w trybie art. 335 § 1 K.p.k., spraw w przedmiocie wydania wyroku łącznego, wniosków prokuratora o umorzenie postępowania z powodu niepoczytalności sprawcy i zastosowanie środków zabezpieczających, wniosków prokuratora o warunkowe umorzenie postępowania karnego, spraw dotyczących odpowiedzialności podmiotu zbiorowego na podstawie ustawy z dnia 28 października 2002 r. o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych za czyny zabronione pod groźbą kary, spraw lustracyjnych wniesionych w trybie przepisów Ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnieniu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944-1990 oraz treści tych dokumentów (Dz. U. z 2019 r. poz. 430, 447 i 534) oraz wniosków o ukaranie kierowanych przez Komisję Nadzoru Finansowego w trybie przepisów Ustawy z dnia 11 maja 2017 r. o biegłych rewidentach, firmach audytorskich oraz o nadzorze publicznym (Dz. U. poz. 1089 oraz z 2018 r. poz. 398, 1669, 2193 i 2243);
- "Ka" – dla spraw, w których wniesiono apelacje w sprawach karnych i w sprawach o wykroczenia od wyroków sądów rejonowych oraz spraw, w których wyrok został uchylony w wyniku nadzwyczajnego środka zaskarżenia i sprawa została przekazana do ponownego rozpoznania sądowi odwoławczemu;
- "Kz" – dla spraw, w których wniesiono zażalenia w sprawach karnych i w sprawach o wykroczenia na postanowienia sądów rejonowych lub na zarządzenia prezesów tych sądów, z wyłączeniem zażaleń na postanowienia sądów wydane w postępowaniu wykonawczym;
- "Kzw" – dla spraw, w których wniesiono zażalenia na postanowienia sądów rejonowych wydane w postępowaniu wykonawczym.
W wydziałach karnych prowadzi się ponadto wykazy:
- "Ko" - dla czynności podejmowanych przez sąd z urzędu, pisma i wnioski w sprawach karnych i o wykroczenia oraz w sprawach o przestępstwa i wykroczenia skarbowe, niepodlegające wpisowi do innych urządzeń ewidencyjnych, a także odwołania od orzeczeń i postanowień komisji dyscyplinarnych w sprawach utraty członkostwa w kole łowieckim, nabycia lub utraty członkostwa w Polskim Związku Łowieckim w trybie art. 33 ust. 6 Ustawy z dnia 13 października 1995 r. - Prawo łowieckie (Dz. U. z 2018 r. poz. 2033 oraz z 2019 r. poz. 125) oraz zażalenia na postanowienia o odmowie wszczęcia dochodzenia dyscyplinarnego oraz na postanowienia o umorzeniu dochodzenia dyscyplinarnego wniesionych w trybie art. 178 ust. 2 Ustawy z dnia 11 maja 2017 r. o biegłych rewidentach, firmach audytorskich oraz o nadzorze publicznym.
- "Kp" – sprawy z zakresu szeroko rozumianego nadzoru sprawowanego przez sąd nad postępowaniem przygotowawczym w sprawach karnych;
- "Kop" – sprawy z zakresu postępowania w sprawach karnych ze stosunków międzynarodowych;
- "WKK" – dla spraw, w których wniesiona została kasacja karna (tylko wydziały odwoławcze)
- WSU" – dla spraw, w których wniesiono skargę od wyroku sądu odwoławczego uchylającego wyrok sądu pierwszej instancji i przekazującego sprawę do ponownego rozpoznania (tylko wydziały odwoławcze)
- "WSNk" – dla ewidencjonowania skarg nadzwyczajnych od prawomocnego orzeczenia kończącego postępowanie w sprawie;
- "Wp" – dotyczący wykonania prawomocnie orzeczonych kar pozbawienia wolności i kar aresztu.
- "Wz" – dotyczący wykonania orzeczenia o warunkowym zwolnieniu.
- "Wpkz" – dotyczący wykonania zastępczej kary pozbawienia wolności lub zastępczej kary aresztu.
- "Śr. zab." – dotyczący wykonania środków zabezpieczających.
- "NF" – dotyczący wykonania prawomocnie orzeczonych nawiązek i świadczeń pieniężnych zasądzonych na rzecz Funduszu Pomocy Pokrzywdzonym oraz Pomocy Postpenitencjarnej;
- "D" – dla ewidencjonowania osób, wobec których orzeczono dozór lub którym udzielono zezwolenie na odbywanie kary pozbawienia wolności poza zakładem karnym w systemie dozoru elektronicznego (prowadzony również w wydziale penitencjarnym);
- "Wu" – dla ewidencjonowania nazwisk osób, wobec których postępowanie zostało prawomocnie warunkowo umorzone przez ten sąd oraz nazwisk osób, wobec których postępowanie zostało warunkowo umorzone przez inny sąd równorzędny, a wykonanie przedmiotowego orzeczenia przekazano sądowi właściwemu według miejsca stałego pobytu osoby poddanej próbie, w celu nadzorowania przebiegu dozoru w okresie tej próby oraz wykonania nałożonych przez sąd obowiązków związanych z orzeczonym dozorem;
- "Wzaw" – dla ewidencjonowania nazwisk osób, wobec których prawomocnie orzeczono karę pozbawienia wolności z zastosowaniem warunkowego zawieszenia wykonania kary na okres próby;
- "Ar" – dla ewidencjonowania nazwisk i imion osób tymczasowo aresztowanych pozostających do dyspozycji danego sądu w sprawach pierwszoinstancyjnych rozpoznawanych przez ten sąd oraz łączną długość aresztów zastosowanych wobec osoby tymczasowo aresztowanej;
- "K-opr" – dla ewidencji spraw z zakresu kontroli operacyjnej i innych czynności niejawnych sądu przewidzianych w Ustawie z dnia 6 kwietnia 1990 r. o Policji (Dz. U. z 2019 r. poz. 161), Ustawie z dnia 12 października 1990 r. o Straży Granicznej (Dz. U. z 2019 r. poz. 147 i 235), Ustawie z dnia 21 czerwca 1996 r. o szczególnych formach sprawowania nadzoru przez ministra właściwego do spraw wewnętrznych (Dz. U. z 2018 r. poz. 2216 oraz z 2019 r. poz. 15 i 125), Ustawie z dnia 24 maja 2002 r. o Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego i Agencji Wywiadu (Dz. U. z 2018 r. poz. 2387 i 2399 oraz z 2019 r. poz. 53 i 125), Ustawie z dnia 9 czerwca 2006 r. o Centralnym Biurze Antykorupcyjnym (Dz. U. z 2018 r. poz. 2104 i 2399 oraz z 2019 r. poz. 53 i 125), Ustawie z dnia 16 listopada 2016 r. o Krajowej Administracji Skarbowej (Dz. U. z 2018 r. poz. 508, z późn. zm.) oraz w Ustawie z dnia 8 grudnia 2017 r. o Służbie Ochrony Państwa (Dz. U. z 2018 r. poz. 138, z późn. zm.);
- "K-spr" – dla ewidencji sprawozdań z kontroli w zakresie uzyskiwania danych telekomunikacyjnych, pocztowych i internetowych przewidzianych w Ustawie z dnia 6 kwietnia 1990 r. o Policji, Ustawie z dnia 12 października 1990 r. o Straży Granicznej, Ustawie z dnia 21 czerwca 1996 r. o szczególnych formach sprawowania nadzoru przez ministra właściwego do spraw wewnętrznych, Ustawie z dnia 24 maja 2002 r. o Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego i Agencji Wywiadu, Ustawie z dnia 9 czerwca 2006 r. o Centralnym Biurze Antykorupcyjnym, Ustawie z dnia 16 listopada 2016 r. o Krajowej Administracji Skarbowej oraz w Ustawie z dnia 8 grudnia 2017 r. o Służbie Ochrony Państwa.
W XI Wydziale Penitencjarnym i Nadzoru nad Wykonywaniem Orzeczeń Karnych prowadzi się ponadto wykazy:
- "Kow" – dla spraw dotyczących w szczególności:
- udzielenia przerwy w wykonaniu kary pozbawienia wolności (art. 153 k.k.w.);
- odwołania przerwy w wykonywaniu kary pozbawienia wolności (art. 156 k.k.w.);
- udzielenia warunkowego zwolnienia (art. 161 k.k.w.);
- odwołania warunkowego zwolnienia (art. 160 k.k.w.);
- udzielenia zezwolenia na odbycie przez skazanego kary pozbawienia wolności w systemie dozoru elektronicznego;
- uchylenia zezwolenia na odbycie przez skazanego kary pozbawienia wolności w systemie dozoru elektronicznego;
- obciążenia skazanego kosztami leczenia na podstawie art. 119 k.k.w.;
- zmiany określonego w wyroku rodzaju i typu zakładu karnego (art. 74 k.k.w.);
- innych orzeczeń dotyczących przerwy w wykonaniu kary pozbawienia wolności lub warunkowego zwolnienia.
- "Pen" – dla sprawy rozstrzyganych przez sędziego penitencjarnego w związku z wykonywaniem przez niego nadzoru nad tymczasowym aresztowaniem lub karą pozbawienia wolności, także w systemie dozoru elektronicznego, jeżeli nie podlegają one wpisaniu do odrębnego urządzenia ewidencyjnego.
Wykazy prowadzone w wydziałach każdego rodzaju:
- "Med" – dla ewidencjonowania spraw, w których sąd skierował strony do mediacji oraz protokołów z przebiegu mediacji w tych sprawach, a także w sprawach, w których mediacja była prowadzona na podstawie umowy o mediację i strona wystąpiła wnioskiem o zatwierdzenie mediacji (wydziały cywilne i gospodarcze), dla ewidencjonowania protokołów mediacji w sprawach, w których strony skierowane zostały przez sąd do mediacji oraz w sprawach, w których mediacja prowadzona była na podstawie umowy (wydziały pracy i ubezpieczeń społecznych), lub dla ewidencjonowania spraw, które sąd lub referendarz sądowy postanowił skierować do postępowania mediacyjnego na podst. art. 339 § 4 K.p.k. i art. 489 § 2 K.p.k. (wydziały karne);
- "OZ" - dla ewidencjonowania spraw z zakresu międzynarodowego postępowania cywilnego oraz postępowania karnego w stosunkach międzynarodowych.
- "S" – dla ewidencjonowania skarg na naruszenie prawa do rozpoznania sprawy bez nieuzasadnionej zwłoki (prowadzi odrębnie każdy wydział w sądzie, do którego właściwości należy rozpoznanie skargi).
Inne urządzenia ewidencyjne wykorzystywane w sądach okręgowych:
- kontrolka "Zpk" – dla ewidencjonowania nazwisk i imion osób, co do których postępowanie karne zostało zawieszone;
- kontrolka "Bp” – dla ewidencjonowania osób oskarżonych, które zostały skierowane na badania psychiatryczne na podstawie art. 202 k.p.k. lub art. 203 k.p.k. (tylko wydziały karne pierwszoinstancyjne);
- kontrolka spraw zagrożonych przedawnieniem – przeznaczona do ewidencji sygnatur spraw, których termin przedawnienia karalności jest krótszy niż dwa lata (w wydziałach karnych pierwszoinstancyjnych);
- kontrolka wysłanych akt – dla ewidencjonowania akt przekazanych do/poza komórkę merytoryczną (nie dotyczy spraw przekazanych do Archiwum);
- kontrolka „Wab” – dla ewidencjonowania spraw, w których sąd dopuścił dowód z opinii biegłego sądowego, biegłego, opiniodawczego zespołu sądowych specjalistów, instytutu naukowego lub instytutu naukowo-badawczego oraz spraw skierowanych do tłumacza w celu wykonania tłumaczenia;
- kontrolka terminowego sporządzania uzasadnień orzeczeń i załatwiania środków odwoławczych – dla ewidencjonowania terminowości sporządzania uzasadnień orzeczeń i załatwiania środków odwoławczych (prowadzi się oddzielnie dla każdego rodzaju spraw);
- księga depozytów – dla ewidencjonowania przedmiotów niedających się dołączyć do akt sprawy;
- kontrolka „KWMPC" – dla ewidencjonowania informacji o aktach nadesłanych do koordynatora do spraw współpracy międzynarodowej i praw człowieka (jeżeli taka osoba jest przedzielona do wydziału) i może zawierać informacje o wnioskach nadesłanych do koordynatora bez akt
W sekretariatach wydziałów mogą być prowadzone inne, niewymienione wyżej księgi pomocnicze, jeżeli ich posiadanie jest niezbędne do wykonywania zadań wydziału.
Ewidencja spraw z zakresu administracji i nadzoru
Obowiązującym systemem kancelaryjnym stosowanym w postępowaniu ze sprawami z zakresu administracji i nadzoru jest system bezdziennikowy-rejestrowy oparty na rzeczowym wykazie akt, ustalonym przez Prezesa Sądu w porozumieniu z Naczelnym Dyrektorem Archiwów Państwowych, który określa cyfrowo i słownie hasła klasyfikacyjne wszystkich rodzaju spraw z tego zakresu, jakie załatwiane są w sądzie, oraz ich kwalifikację do kategorii materiałów archiwalnych lub dokumentacji niearchiwalnej, stosownie do przepisów Rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej (Dz. U. z 2019 r. poz. 246 – tekst jednolity).
Akta spraw objętych poszczególnymi hasłami klasyfikacyjnymi są ewidencjonowane w odrębnych spisach spraw.
Zbiór wszystkich spisów spraw załatwianych w komórce organizacyjnej stanowi rejestr spraw.
Udostępnianie danych z urządzeń ewidencyjnych
Dane zawarte w repertoriach oraz innych urządzeniach ewidencyjnych są udostępniane na potrzeby toczącego się postępowania oraz na żądanie uprawnionych osób.
Podstawa prawna
Rodzaj i przeznaczenie urządzeń ewidencyjnych prowadzonych w Sądzie zostały określone Zarządzeniem Ministra Sprawiedliwości z dnia 19 czerwca 2019 r. w sprawie organizacji i zakresu działania sekretariatów sądowych oraz innych działów administracji sądowej (Dz. Urz. Min. Spr. 2019, poz. 138 z późniejszymi zmianami).