Uwierzytelnianie dokumentów przeznaczonych do użytku za granicą normuje rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 28 stycznia 2002 r. w sprawie szczegółowych czynności sądów w sprawach z zakresu międzynarodowego postępowania cywilnego oraz karnego w stosunkach międzynarodowych (Dz.U. z 2014 r.poz.1657).

Zgodnie z treścią wymienionego rozporządzenia, uwierzytelnia wymagają dokumenty przeznaczone do użytku za granicą (do uzyskania apostille):

1. dokumenty sądowe

autentyczność podpisu sędziego, referendarza sądowego lub sekretarza sądowego oraz autentyczność  pieczęci urzędowej sądu uwierzytelnia:

- prezes właściwego sądu okręgowego albo upoważniony przez niego sędzia lub referendarz sądowy,

- prezes sądu apelacyjnego lub upoważniony przez niego sędzia, jeżeli uwierzytelnienie dotyczy dokumentu sporządzonego przez sąd apelacyjny.

2. dokumenty notarialne

autentyczność podpisu notariusza i jego pieczęci urzędowej uwierzytelnia prezes właściwego sądu okręgowego albo upoważniony przez niego sędzia lub referendarz sądowy.

Nie wymagają wcześniejszego uwierzytelnienia:

1. tłumaczenia dokumentów wykonane przez tłumacza przysięgłego

autentyczność podpisu tłumacza przysięgłego i jego pieczęci uwierzytelnia minister właściwy do spraw zagranicznych.

2. zapytania o udzielenie informacji o osobie (zaświadczenie o niekaralności), jak również odpisy z Krajowego Rejestru Sądowego

dokumenty poświadczane są bezpośrednio w Ministerstwie Spraw Zagranicznych w Warszawie:

Ministerstwo Spraw Zagranicznych w Warszawie

Ul. Krucza 38/42

00-512 Warszawa

W świetle przepisów ustawy z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej (Dz. U. 2015 r. poz. 783 ) za każde poświadczenie podpisu sędziego/notariusza/referendarza sądowego/sekretarza sądowego należna jest opłata skarbowa w wysokości - 26 zł. 

Opłatę skarbową należy uiścić:

- w kasie Urzędu Dzielnicy Wola m.st. Warszawy al. ,,Solidarności" 90 , parter,

- na terenie gmachu Sądu Okręgowego w Warszawie al. ,,Solidarności" 127, kiosk z prasą, parter.                

- Od 1 stycznia 2020 roku opłatę skarbową należy wpłacać na rachunek bankowy Urzędu Miasta Warszawa Centrum Obsługi Podatnika nr rachunku:

21 1030 1508 0000 0005 5000 0070

W przypadku uiszczenia opłaty skarbowej przelewem internetowym w tytule przelewu należy wpisać:

„Opłata za uwierzytelnienie podpisu …” (jeżeli jest to dokument sądowy należy wpisać sygnaturę sprawy np. I C 123/19, jeżeli notarialny wpisać numer repertorium np. rep. A 123/19). W przypadku składania większej ilości dokumentów należy wpisać pierwszą sygnaturę i podać ilość dokumentów.

Potwierdzenie opłaty dokonanej przelewem winno zawierać również informację, iż operacja finansowa została zrealizowana.

Uwierzytelnienia dokumentów można dokonać:

1.  osobiście lub przez osobę trzecią (nie wymaga to dodatkowego upoważnienia) składając dokumenty na Biurze Podawczym Sądu Okręgowego w Warszawie (al. „Solidarności” 127)  codziennie od poniedziałku do piątku w godzinach:  8.30 - 15.30.  

Wymagane dokumenty:

● oryginały dokumentów przeznaczonych do uwierzytelnienia;

● oryginały potwierdzeń dokonania opłaty skarbowej (potwierdzenia wpłat zostaną zwrócone);

● wniosek o legalizację dokumentów (wzór poniżej).

Odbiór uwierzytelnionych dokumentów:

Złożone dokumenty można odebrać w Biurze Podawczym Sądu Okręgowego w Warszawie. Uwierzytelnienie trwa do dwóch dni roboczych.

Dokumenty złożone w godzinach od 8.30 do 13.00 można odebrać od godziny 8.30 dnia następnego.

Dokumenty złożone w godzinach od 13.00 do 15.30 można odebrać od godziny 13.00 dnia następnego.

2. korespondencyjnie - dokumenty można także przesłać pocztą na adres:

Oddział Administracyjny Sąd Okręgowy w Warszawie, al. ,,Solidarności” 127, 00-898 Warszawa

 wraz z wnioskiem i dowodem uiszczenia opłaty skarbowej wskazując adres zwrotny i dane kontaktowe.

Zalegalizowane dokumenty wysyłane są za pośrednictwem Poczty Polskiej - listem poleconym za potwierdzeniem odbioru.

wniosek.doc
wniosek.pdf

Informacja telefoniczna:

Biuro Obsługi Interesantów

tel.: 22 440-80-00

e-mail:boi@warszawa.so.gov.pl

lub pod numerem 22 440 20 05